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Organización de un concierto: pasos a seguir

La organización de un evento como puede ser un concierto es una ardua tarea que la podríamos agrupar en una serie de pasos a seguir. Seguro que a muchos se les ocurrirá muchos pasos más y otros en cambio pensarán que muchos otros pueden agruparse en menos si conseguimos por ejemplo una empresa externa que nos gestione varios de ellos.

Concierto

Concierto

En todo caso esta es nuestra aportación de que tenemos que tener en cuenta a la hora de organizar un concierto:

  • Presupuestos: En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que presupuesto contamos.
  • Fecha: Definir el día exacto del concierto.
  • Definición de local: Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto y escoger el más apropiado.
  • Publicidad: Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos en medios online y offline, en que medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colgar;  flyers, donde los repartiremos…  También es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos, realizar el diseño y la impresión de esos banners, flyers, carteles, etc…
  • Elaboración y venta de tickets o entradas: Consiste en el diseño y distribución de las entradas. Para ello será necesario también definir en que lugares vamos a distribuirlo.
  • Búsqueda de patrocinadores: Elaboración y envío de propuestas de patrocinio a empresas, cierre de ofertas.
  • Producción: Definir las empresas encargadas de la iluminación y el sonido. Personal de las puertas que controlará a la gente en las entradas al concierto. Coordinación del transporte de los grupos.  Su estancia en el lugar si vienen de otra ciudad o país y su salida del mismo.
  •     Venta de entradas: Es comenzar a vender las entradas para el concierto en los lugares definidos y siempre bien anunciados, lo más concreto posible.
  • Seguridad: Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer contratos con empresas de seguridad.
  • Impuestos y permisos: Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para llevar a cabo el concierto.
  • Rueda de prensa, elaboración y difusión de notas de prensa (bien redactada, estructurada y sin faltas de ortografía): Hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa especializada. Tanto antes del evento para su comunicación como después con las conclusiones sacadas tras el evento.
  • Conteo de entradas para establecer cuantas hemos vendido.
  • Liquidación final: Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o pérdida.

Para concluir diremos que organizar un concierto no tiene por qué ser muy difícil, aunque a priori parezca lo contrario. Tampoco es algo que se improvisa dos días antes y es conveniente tener en cuenta aspectos como los que hemos reseñado con anterioridad. Si bien es cierto que si contamos con una empresa especializada que nos gestione todo esto es más sencillo puesto que en la misma, todos saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien. Pero si ocasionalmente una persona o un grupo se proponen organizar ellos un concierto (aunque se quiera hacer algo muy sencillo) las dudas y el desconcierto son frecuentes.

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18 comentarios el “Organización de un concierto: pasos a seguir

  1. Rafael Vazquez
    enero 13, 2013

    Un saludo,

    Ampliando lo explicado sobre la organización de eventos, sean del tipo que sea, hemos de tener en cuenta el mercado donde se va a desarrollar. Primeramente, en cualquier producción, las variables determinantes son la renta y la producción. Por tanto, cada mercado objetivo es quien te determinará el precio y la cantidad, dependientes directamente de la renta.

    En cuanto al presupuesto, en este tipo de producción eventual todos los costes son atribuibles al concierto en sí, por tanto el coste de la localidad será el cociente del coste total (artistas, personal, gradas, iluminación, escenario…) entre el número de localidades. Obtenido el coste, tendremos que calcular el precio aceptado por entrada para dicho mercado, a través de encuestas o técnicas microeconómicas. Por tanto, existe una igualdad entre el coste y el presupuesto del concierto. El margen existente entre el precio y el coste unitario de la localidad es cash-flow o beneficio.

    Asegurados, pesimistamente para esta época, de la demanda real del evento, tendremos que buscar la financiación, ya sea asociándose o endeudándose, asegurando que es igual de difícil en este país. Tengan en cuenta que si la rentabilidad del proyecto es superior a la de la deuda, y las localidades son congruentes (demanda), no le tengan miedo a la financiación ajena, pues será rentable. Si piden 75.000€ a un entidad financiera a un tipo del 9% TAE, para el periodo del evento, y el precio sobre el coste de la entrada es de un 15% de rentabilidad, ahí tienen cash-flow.

    EJEMPLO:
    Presupuesto: 75.000€
    Coste financiación ajena: 9% TAE
    Rentabilidad proyecto: 15% anual.
    Resultado contable: 4.245 €

    Por supuesto, es recomendable y económico, contratar una empresa organizadora, que os ahorre trabajo, tiempo y dinero.

    Las dudas y el desconcierto se unifican en riesgo y, eso lo tienen todos los proyectos empresariales. Si tienen talento, decídanse a emprender.

    ÁNIMO!!

    Rafael Vázquez

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  2. ruben chura
    abril 10, 2013

    soy un joven emprendedor que organizo eventos yo los hago de pie a cabeza pero cuento con poco presupuesto asi que hago eventos pequeños pero quiero hacer uno mas grande tengo la experiencia ´pero me falta capital me gustaria encontrar algun inversionista 958740488 actualmente quiero trabajar con artistas de un canal de television que es un programa concurso de imitadores de cantantes reconocidos el programa es bien visto y la gente va a sus conciertos y se llenan y los que tienen el dinero para contratarlos se estan llevando todo el dinero y a mi me gustaria hacer esos eventos 958740488 cualkier cosa alguien interesado llamar

    Me gusta

  3. Isveth Davidson
    abril 25, 2013

    Busco socio inversionista para conciertos festival en Panamá.
    Se devuelve la inversión + el 60% de entradas.
    507-6724-3831

    Me gusta

    • Tony
      mayo 11, 2017

      te doy 2,000,000 y 50% en ganacias de todo

      Me gusta

  4. Isveth Davidson
    abril 25, 2013

    Busco socio inversionista para conciertos festival en Panamá.
    Se devuelve la inversión + el 60% de entradas.
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  5. Cristhian Hernandez Casasola
    mayo 19, 2013

    Yo quisiera organizar un concierto para darme a conocer en mi ciudad pero no tengo ni idea de como se hace, quizas sea un sueño guajiro pero quiero que se haga realidad ya que tengo muchas canciones y algo de gente me conoce, pero quiero que me conoscan aun mas… espero alguien me pueda ayudar, Saludos.

    Me gusta

    • Almora Records
      febrero 25, 2014

      Escríbenos a almora.records@gmail.com somos un sello discográfico joven, en busca de nuevos talentos.

      Me gusta

    • Daniel Jarero
      julio 31, 2015

      no es dificil organizar un concierto, lo dificil es organizarlo y operarlo bien, estoy en busca de un protocolo de seguridad en las entradas y en taquilla y me encontre con este articulo y de casualidad leei tu comentario;
      te comento mañana lanzamos una plataforma de apoyo y fomento artistico, contando con servicios de gestion y producioon tanto artistica como deportiva, desarrolando eventos, gestionando proyectos, comercializando entre otras cosas.
      contamos con infraestructura de punto y un equipo de trabajo altamente capacitado en todas las areas,(direccion, marketing, arte, administracion, logistica, etc.)

      no esncontrramos en Zapopan Jalisco Mexico, si gustas contactarnos te podriamos brindar asesorias o bien, ver la manera de poder trabajar juntos.

      saludos

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      • Msr Walter Manager (@MSRWALTER)
        noviembre 27, 2015

        me gustaria, saber mas detalles, sobre un concierto, digo las funciones, sobre organizaciones mi email es imiconsultorawalter@gmail.com o a mi facebook Daniel Pastrana ARGENTINA SALTA

        Me gusta

      • Jose cantu
        mayo 2, 2016

        Me gustaria que me apoyaran con la organizacion de un evento masivo del genero regional mexicano. Banda el recodo y calibre 50.
        El evento seria en coahuila.

        Me gusta

      • Kivents
        mayo 2, 2016

        Gracias José, pero nos queda un poco lejos desde Madrid.

        Me gusta

  6. cristian
    septiembre 25, 2013

    saludos y gracias por el aporte a los nuevos emprendedores, les agrdezco por los puntos importantes para la realizacion de un evento con calidad.
    saludos

    Me gusta

  7. saul
    mayo 3, 2016

    esta muy bueno el aporte es muy claro pero a la vez un tanto simple, y cada pais maneja sus propios reglamentos en ese sentido de los eventos, recital o espectaculos en diversas escalas ya sean al aire libre o cerrados, no es tan simple como se describe considerando las responsabilidades k como productor general uno lleva…..
    los permisos legales para el local (teatro estadio bar, etc….)
    capacidad de local
    zonas de evacuacion
    division de zonas (vip o general)
    un plan de evacuacion en caso de incendios sismos u otros
    permisos migratorios (para grupos extranjeros)
    ver si en el pais es legal fumar en locales cerrados
    revisiones de instalaciones electricas por especialistas
    ver si el local cuanta con escenario o no (eso eleva el presupuesto)
    el tema de los derechos de autor pago a la empresa de su pais k maneja ese tema
    permisos y avisos a las estacios de emergencia y policia
    permisos del gobierno local
    esto es solo las pequeñas cosas k hacen la diferencia a un verdadero productor de eventos k alguien k hace algo solo por hacer y obviamente k hay muchas cosas mas son solo una pequeña muestra de cuanto uno obvia pensando en k es algo simple.
    claro que esto tambien cambia segun el tipo de evento que deseas hacer si es internacional, nacional o local
    pero lo que siempre va influir y es una triste realidad k lo pase en todos los eventos en distintas partes de sudamerica que realice y es algo por lo que nos pagan a los productores es CONTACTOS sino tienes contactos en alguno d estos puntos que mencione es muy probable que tus tramites tomen mas tiempo o incluso que te cueste mas y hasta con el riesgo de que tu evento sea cancelado o que no cumpla las medidas de seguridad necesaria….
    OJO NUESTRO TRABAJO HABLA POR COMO SOMOS…..siempre deben de estar un paso adelante a los posibles problemas que se les presente…..
    un fuerte abrazo y que bueno encontrar este foro…. venia cagado de tantos eventos mediocre y es bueno por el bien del artista y mas aun de los espectadores que por ellos nos pagan los caprichos que pedimos muchas veces.

    Le gusta a 1 persona

  8. Ivan Medina
    mayo 8, 2016

    soy Enfermero y Técnico Superior en Prevención de Riesgos. Trabajo realizando la prevención en la organización de espectáculos públicos, así como la seguridad de los mismos.
    Pueden contactar conmigo en i.medina@me.com

    Me gusta

  9. Reynaldo Garcia
    abril 8, 2017

    Que importante es consultar para este tipo de proyectos gracias

    Me gusta

  10. Esthefany
    mayo 4, 2017

    Desde muy chica me gustaba organizar las actividades que se organizaban en lo que sea , hoy tengo 17 años estudie 1 año de la carrera de periodismo , pero creo que no se asemejo mucho a mis gustos y a lo que en verdad queria saber si me pueden recomendar en estudiar alguna carrera en especifica que tenga que ver mucho con este campo laboral el de realizar conciertos 🙂 Gracias me ayudaria mucho sus consejos
    saludos desde Peru

    Me gusta

    • Kivents
      mayo 5, 2017

      Gracias Esthefany, nosotros no somos quien para recomendarte lo que debes estudiar, pero siempre tienes ver algo que te ayude a gestionar tú propio negocio, producción de eventos, gestión de recursos, relaciones públicas… No creo que exista una carrera exclusiva para producción de eventos. Un saludo y suerte en los estudios. Kivents

      Me gusta

  11. Alex Moronatti
    junio 18, 2017

    Hola soy un joven productor y dj de la ciudad de México, actualmente me gustaria organizar un evento de esta magnitud pero no cuento con el presupuesto, me gustaria saber si alguien está interesado en alguna colaboración o propuesta, les dejo mi correo : alex-moronatti@outlook.com

    Me gusta

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Esta entrada fue publicada el marzo 12, 2012 por en Management.

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